电子文件与纸质档案在保护技术上的差异

于泽昕


　　电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。

一、载体寿命的差异

　　纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件?如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等　下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。

　　电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为５—１５年。

二、环境条件影响的差异

　　１、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为１４℃— ２４℃，相对湿度为４５％— ６０％，而保存电子文件的理想温度为１６℃—２０℃，相对湿度为４０％±５％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。

　　２、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。

　　３、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。

　　４、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解?氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线?特别是紫外线　对电子文件的破坏力更大。有害气体?主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等　具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基?带基　老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基?带基　老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。

三、技术寿命的差异

　　纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

四、信息保护的差异

　　纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。

　　目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成为难于识读的数据；数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志?如印签、花纹等　隐藏于电子文件中，电子文件如被拷贝时，这些标志是不会被拷贝的。这些保证了电子文件信息的唯一属性。数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害，若归档的电子文件被修改、删除，该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。
国家工商行政管理局


国家工商行政管理局关于进一步做好1999年度全国企业年检工作的通知
国家工商行政管理局




各省、自治区、直辖市及计划单列市工商行政管理局：
为切实加强对企业的监督管理，现就进一步做好1999年度全国企业年检工作通知如下：
一、各地工商行政管理机关在人员少、任务重、时间紧的情况下，要重视年检质量，提高年检效率。
二、1999年度年检的重点是检查股东或投资人是否出资到位，严厉查处抽逃出资、虚假出资行为，继续查处“三无企业”。
三、继续做好军队、武警部队、政法机关、党政机关与所办企业脱钩的工作。军队、武警部队所办企业在参加年检时，应提交《军队企业证书》或《武警企业证书》，提交不出证书的，不予通过年检，并限期办理注销登记，逾期不办的，应按规定予以处理；对按规定应与党政机关脱钩
而漏报或隐匿不报的企业，暂缓通过年检，并督促其按规定办理脱钩手续。
四、对已经登记注册其名称中含有“金融”、“借贷”等字样的咨询企业及其他非金融性企业，应在年检时责令其办理名称变更登记。
对以金融咨询等名义非法从事金融业务的咨询企业及其他非金融性企业依法予以查处，直至吊销营业执照。
五、认真落实国家清理整顿“五小企业”（小煤矿、小炼油、小水泥、小玻璃、小火电）政策，配合有关部门做好取缔、关闭“五小企业”工作。凡按照规定必须在1999年12月31日前关闭的“五小企业”，工商行政管理机关不再为这些企业办理年检。督促其在规定的期限内办
理注销登记，逾期不办的，吊销其营业执照。
六、继续加强对经济鉴证类社会中介机构如会计师事务所、审计事务所、资产评估机构及企业登记代理机构的监管力度，重点查处中介机构代企业出资，出具虚假验资报告、审计报告、资产评估报告，帮助企业骗取营业执照的行为。
七、有条件的地方，继续试行企业免检制度。可以对那些守法经营、信誉良好的国有企业和国有控股企业实行免检。具体实施按国家工商行政管理局工商企字〔1998〕第285号文件的有关规定办理。
八、下列企业在年检时须提交会计师事务所或审计事务所出具的企业财务年度审计报告：
1、依照《公司法》设立的股份有限公司；
2、期货经纪有限公司；
3、1998年度下半年至1999年上半年新设立的企业；
4、工商行政管理机关发现问题，要求提交审计报告的企业。
九、严禁乘年检之机对企业乱收费，除国家规定的年检费外，不得以任何名义向企业收取其他费用。同时，严禁其他部门借工商行政管理机关年检之机“搭车收费”。
十、外商投资企业年检按照《对外经济贸易合作部、国家经济贸易委员会、财政部、海关总署、国家工商行政管理局、国家税务总局、国家外汇管理局关于对外商投资企业实行联合年检实施方案的通知》（〔1998〕外经贸资发第938号）执行。
十一、年检工作结束后，各地工商行政管理机关应认真总结年检工作经验和汇总年检统计资料。各省、自治区、直辖市工商行政管理局年检总结应于2000年6月30日以前上报国家工商行政管理局企业注册局。



1999年12月8日