县公证处业务发展存在的问题及对策/习晔琳

* *县公证处业务发展存在的问题及对策

**县公证处成立于1982年，是全国较早成立的公证处，随着改革开放政策的实施，**县公证处的公证业务也得到了长足发展，特别是2008年至进入**县政务中心之前（2011年6月13日），年均办证上千件，收入逐年上升，但在进入县政务中心后，由于不能适用现在的管理模式，公证人员的工作积极性有所降低，导致公证业务滑坡，收入也有所降低，特别是公证业务发展遭遇到了瓶颈。2011年，**县公证处共办理公证事项780件，比前五年平均办证量下降了22%，2012年至7月底，共办理各类公证事项也只有459件，比上年度同期下降了25%，而且所办公证案件中，相当于必办公证事项的涉外公证（含港澳台）有 128件，房地产、国土部门、银行要求办理的继承权公证、财产分割协议有98件，委托书公证有134件，批量公证有42件，除这些外，其他公证只有57 件，应当占公证业务主导地位的合同类、具有强制执行效力债权文书类公证只有寥寥 5件，处于极度萎缩状态，时不我待，在这种情况下，**县公证处应如何摆脱这种情形，是摆在每一个工作人员面前的一个重大问题。作为公证处的一员，谨以此报告，望能对**公证事业的发展有所帮助，使**公证事业能进入良性发展。
一.**县公证处在公证工作中存在的问题与困难：
1.财务管理制度缺失，财务管理混乱，会计与出纳同为一人，除有一收入流水账外，无年度开支预算，无开支审批制度，无年度开支明细表，无报账会审制度，无收支平衡表，无财务公开制度等应有的各项制度，且每年的积累为零，使**县公证处的硬件发展止步不前。
2.公证业务量开始下降，传统重头业务直线下降，业务发展面临空前危机，应为主导地位的合同（协议）类、具有强制执行效力的债权文书类公证事项已少之又少，提存、登记、招投标、拍卖类还未办一件，公证法律服务顾问单位未有一家。
3.公证程序有待规范。根据《公证法》、《公证程序规则》及相关公证细则、指导意见的相关规定，公证处对当事人所述事实及所提供的证明材料有进行核实的权利和义务，但**县公证处工作人员除对所提供材料进行形式审查外，很少进行实质审查，实地核实，甚至于对所提供的证明材料只看印章，对其所提供的证明材料所述事实是否真实也未进行过审查。在具体公证事项的申请、受理、出证过程中的程序要求也不严格，审批程序如同虚设，对比较复杂的公证事项，如继承权、合同（协议）、具有强制执行效力的债权文书、保全证据等公证事项，亦是在申请当日即申请、受理、审查、出证完结，很不严密，这也是常导致公证案件有瑕疵甚至有错误的原因;还有，要素式公证书出证证词千篇一律，引用法律、法规不准确，逻辑性不强，表述不够严谨。
4.公证处无激励机制，工作人员均坐、等、靠思想严重，未发挥自己的主观能动性，缺乏改革意识，创新意识，发展意识。
5.公证宣传、研究滞后，现在**县的广大民众对公证的认识仍停留在开奖后的几句公证词中，认为公证员只是一个木偶监督人，公证处只是卖纸、盖印章的部门，而对公证能够帮助、指导大众依法设立、变更法律行为，衡平当事人之间的关系，剔除纠纷和不真实、不合法因素的作用不了解，未能认识到其在民众生活中的重要作用。我们的公证研究人员也非常稀少，使得公证在行业文化、理论、实务上均未有厚重的基石，这也是导致公证事业停滞不前的原因之一。
二.对**县公证处公证工作的几点意见：
1、今年为规范建设年,且事业单位体制改革也进入了实质进展阶段，我处应以此为契机，完善公证处各项制度建设，并将硬件建设纳入议程。
按照湖南省对规范公证处的要求，县级公证处应保有资金人民币20万或等值可支配资产，有固定的办公场所，且人均办公面积应在15平方米以上，并应设立接待室、办证室、档案室、财务室、保密室，有两名以上公证员(含至少一名涉外公证员)，每一公证员需配备公证员助理一名，还有其他相匹配的其他硬件设施。在中，公证处与行业协会、学术联谊、咨询经纪、鉴定评估、认证机构归于一类，被要求逐步向社会中介组织发展，依法独立开展活动，向社会提供有偿服务，这也是我省公证处以后体制改革可能的方向，因此，我处应作好充分准备，努力达到省规范公证处的要求，为体制改革打下良好基础，也请司法局为我处体制改革提供相应资金和场地支持。
加强公证员和公证员助理队伍建设，努力提高公证员及公证员助理的素质，增加公证员（含涉外公证员）的数量，为公证员配备公证员助理。
优秀的公证员是公证处的基石和灵魂，他们必须有饱满的政治热情，精湛的执业技能，严谨的思维方式，渊博的法律知识，丰富的社会经验，谦虚谨慎，努力进取，品德高尚，诚实信用，安于职守，不徇私情，自觉维护社会正义和公证程序;公证员素质提高的基本方法在于学习、思考、总结、交流，因此，我们公证员应努力学习，勤于思考，善于总结，勇于交流，只有这样才能提高自身素质，为公证当事人提供高水平的公证法律服务。公证员助理是公证员的助手，可以接待咨询人员，接受当事人申请，受理公证事项，告知、询问当事人，打印、复核公证词，制作及送达公证书，亦是公证处不可或缺的人员。公证处应为勤学、进取的公证员和公证员助理提供良好的发展平台，使公证处成为培养一流公证人员的沃土，进而为成为一流的公证处打下坚实的基础。
3、严格按公证程序规定受理、审查、出证，建立疑难公证讨论制度，确保办证质量。
公证程序中的申请、受理、送达环节比较简单，不会出现大的问题，存在质量问题的环节一般出现在审查及出证程序中，因此，为确保公证质量，对于比较复杂的继承权、具有强制执行效力债权文书、赠与、财产分割、保全证据、合同（协议）类、公司类公证事项，必须按照中公协的具体操作规则办理，严格审批程序，如系重大、疑难公证事项，必须经业务研究组讨论，方可出证，尽量不要当日申请、受理、出证，应预留审查、核实和当事人考虑的时间，确保当事人无疑异以及公证质量(《公证法》规定公证事项应在受理之日起十五个工作日内向当事人出具公证书)。对于要素式公证书的公证词，公证员应按公证类别认真斟酌，做到事实准确，运用法律法规准确，语句逻辑清晰，通俗易懂，尽量让当事人和使用者均能读通读懂。公证书要严格按照《公证程序规则》的相关规定制作，做到美观、整洁、无删改，为当事人提供高水准且实用的公证法律文书。
4. 关于公证业务拓展：
“发展才是硬道理”。作为公证员是千万不能在办公室里“坐、等、靠”。2010年深圳市有7个公证处，只有90名公证员，但全年办证有21万件，年人均办证2300余件，共计收入1.5个亿，这么辉煌的成绩是怎么来的？据当时任深圳市公证处副主任的李金祥介绍，他们所有的公证员均是常年奔波在外，主动联系公证业务，出入于公司、企业、银行等单位，每周一般只安排半天的时间在办公室审查疑难案件，出具公证书，其他大部分工作均由公证员助理完成。“天上不会掉馅饼”！公证处公证员只有努力拓展业务，方才有发展之路，本人谨有以下想法，以期为公证处业务发展抛砖引玉：
纵向联系方面：a、中公协、省公协、市公协是公证处的业务主管，亦是为公证机构业务发展提供理论依据的部门，我处作为最基层的公证机构应及时将工作中遇到的新问题、新情况向其反映，为公证业务拓展研究提供素材，使业务发展方面的理论研究立足于实际、立足于基层。b、司法局是公证处的娘家，一荣俱荣，应作为公证处发展业务的坚强后盾，我县有十五个乡镇，均有司法所，可设立“公证宣传员”制度，由局里指定每一个司法所一名司法员为公证宣传员，在日常法律服务、纠纷调解工作中导入公证机制，特别是对涉及赔（补）偿、赡养、抚养等纠纷调解后达成协议和指导当地的广矿、企业、公司签订的合同，均可引导其进行公证，符合条件的还可以赋予强制执行效力，以确保合同、协议的履行，对表现优异的公证宣传员可由公证处出资，以司法局名义在年底统一进行奖励。c、与律师事务所、法律服务所取得联系，努力拓展保全证据公证。在现行诉讼制度下，“打官司”即是“打证据”。但因证人不愿出庭作证、侵犯证据难以取得、互联网证据难以固定、当事人财产情况难以查清等情形，导致败诉的比比皆是，而通过办理保全证据出证，这些情况就迎刃而解了。还有对合同解除程序的证据收集，一直也是律师、法律工作者收集证据比较棘手的问题之一，但通过对解除合同的催告函的内容和送达过程申办保全证据公证，就能保证其合同解除程序的合法性，并且还取得了强而有力的证据。
横向联系方面： a、对企业、厂矿、公司可由公证员分片自行联系，与之签订常年公证法律服务顾问合同，注重服务，为其发展出谋划策，为其合法经营保驾护航，具体监督重要会议的召开、审查合同、参与谈判，适时为其出具法律意见书供其参考。b、对于银行、信用社、担保公司等金融机构，可租赁他方房屋，设立“公证业务咨询室”，与之签订租赁合同，按年度支付相应房租，并派出工作人员现场办公。c、对于政府行政部门的行政程序过程中的现场检查、询问当事人、文书送达等过程，公证处均可为其办理保全证据公证，以确保行政部门的在执法过程中的程序合法。其合作方式可以在年初与之签订常年公证法律顾问合同，设立公证联络员制度，随时联系办理相关公证事项。在年初还应与相关行政机构主管局长、主管人员主动联系，开好联系会，具体部门有房产、工商、环保、国土、安监、水利、药监、物价、技监、建设局、法院执行局等单位。d、县政府、乡镇政府、社区、村亦均可与之联系，提供适用的公证法律服务，特别是涉及农村的“山林承包合同”、“土地承包合同”、“土地流转信托合同”等由于履约时间长，均可办理合同公证，减少纠纷。
5、关于公证宣传：
当前公证行业面临很多负面的形象，这不但要靠我们公证员自身努力工作来挽回，还需要进行正面的宣传，我处可以争取以下方式来宣传公证的价值以及提升**县公证处的知名度：a、与电视台联系，以访谈节目的形式，选取若干比较典型的公证案列进行宣传。b、与广播电台联系，开辟公证知识专题讲座专栏，宣传公证的相关业务以及公证的作用。c、以公证处名义，在过年过节时短信群发，向群众问候的同时宣传自己。d、利用各乡镇司法所为公证宣传阵地，制作宣传栏，在全县范围内不定期进行公证宣传日，公证法律服务接待日活动。e、打印公证联系卡，注明可办公证事项、公证员联系方式。 f、有条件时设立**县公证处网站。g、建立公证理论、实务课题研究组，对**公证文化、公证实务、公证理论基础、公证规则、公证制度等进行研究、探索，形成研究成果，并在具备成果时向报刊、杂志等投稿，造就**公证的品牌。
吾本子承父业入公证之行，不觉已幽幽十载！然叹今**公证之止步不前，忧心如焚！虽才粗学浅，亦想尽己微薄之力，望能助**公证腾飞！他日**公证事业必将飞速发展，吾亦也将会以为其一份子而自豪！

作者:习晔琳

2012年8月

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县公证处业务发展存在的问题及对策/习晔琳

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